Vou descrever alguns problemas que durante os últimos doze anos aprendi a verificar no modelo de venda externa tradicional, muito comum em distribuidoras de bebidas, alimentos, produtos de limpeza, materiais de construção e Farma.

Os principais problemas e desafios que uma empresa distribuidora brasileira enfrenta nesse processo, categorizadas para melhor entendimento.

Problemas Relacionados ao Processo de Venda e Coleta

Pedido Ilegível ou Incompleto

O vendedor anota o pedido à mão, de forma corrida ou usando abreviações próprias. Quem digita no ERP não entende, gera dúvidas e causa retrabalho.

Erro na Transcrição do Pedido

O maior vilão. Um simples erro de digitação (ex: digitar 100 ao invés 10) resulta em excesso ou falta de produto no cliente, gerando custos logísticos e insatisfação.

Perda ou Extravio do Pedido de Papel

O pedido físico pode ser perdido pelo vendedor, no transporte ou dentro da própria empresa. Isso significa uma venda não concretizada.

Atraso na Digitação

Se os pedidos chegarem todos de uma vez no final do dia, forma-se um gargalo no setor de digitação, atrasando o faturamento e a separação do pedido para o dia seguinte.

Dificuldade com Conferência e Validação

O digitador não tem como validar se o preço, o desconto ou o produto aplicados no ERP são os mesmos que o vendedor combinou com o cliente.

Problemas Relacionados ao Vendedor no Campo

Falta de Informações em Tempo Real

O vendedor não sabe o estoque atualizado. Pode prometer um produto que está em falta, gerando frustração no cliente.

Dificuldade com Preços e Promoções

Ele precisa carregar pesadas listas de preços em papel, que ficam desatualizadas rapidamente. Pode aplicar descontos não autorizados ou errar o preço.

Tempo Ocioso e Ineficiência

O vendedor gasta tempo precioso escrevendo pedidos à mão e se deslocando até a empresa para entregá-los, tempo que poderia ser usado para visitar mais clientes.

Baixa Produtividade na Venda Cruzada (Cross-selling)

Sem um catálogo digital, sugestões de venda ou mesmo um histórico das vendas, é difícil lembrar de oferecer todos os produtos complementares.

Problemas Comerciais e Financeiras

Falta de Controle sobre Descontos

O vendedor concede descontos "na canetada", sem aprovação prévia de um supervisor, corroendo a margem de lucro da empresa.

Crédito e Limite do Cliente

O vendedor vende para um cliente com o limite estourado ou com pendências financeiras, porque não tem acesso a essa informação em tempo real no momento da venda.

Perda de Oportunidades de Venda

O processo lento (coleta -> transporte -> digitação) faz com que o pedido leve horas ou um dia inteiro para ser processado. O cliente pode desistir ou ser atendido por um concorrente mais ágil.

Dificuldade na Gestão da Carteira

O gestor comercial tem uma visão defasada do desempenho do dia. Só saberá o resultado das vendas no dia seguinte, perdendo a capacidade de agir rapidamente.

Problemas de Logísticas e de Estoque

Estoque Inconsistente

Como a venda só é registrada no ERP horas depois de ser feita, o estoque disponível mostrado no sistema nunca é 100% confiável. Isso pode levar a promessas de entrega não cumpridas.

Problemas na Separação (Picking)

Pedidos digitados com erro geram notas fiscais com erro. A equipe do armazém separa o produto errado ou a quantidade errada, causando devoluções e custos adicionais com frete para a entrega correta.

Atraso no Ciclo de Faturamento e Entrega

O atraso no registro do pedido atrasa toda a cadeia: separação, faturamento e expedição.

Problemas Tecnológicas e de Dados

Dados Inconsistentes para Análise

Os dados de venda são "sujos" devido aos erros de transcrição. Isso compromete totalmente a análise de desempenho, previsão de demanda e tomada de decisão.

Dependência de Papel (Processo Não Sustentável)

Alto consumo de papel, falta de backup confiável e processo arcaico.

Integração Ineficiente

O processo manual é uma "quebra" no fluxo digital da empresa, criando um gargalo que impede a automação completa.

Isso não é culpa do seu ERP, muitas vezes é apenas por faltar a aplicação que complementa o ciclo digital, mas qualquer empresa de ERP pode resolver isso.

Síntese e Solução Potencial

Um problema central que descrevi até aqui, no geral é a "desconexão entre o campo e o ERP". A informação nasce de forma analógica (no papel) e precisa ser convertida para o digital de forma manual, propícia a erros e lentidão.

A solução moderna para todos esses problemas é a implementação de um sistema de Venda Externa (Mobile Sales ou SFA - Sales Force Automation):

Aplicativo no Celular/Tablet do Vendedor

O vendedor faz o pedido diretamente no app, que está integrado em tempo real com o ERP.

Vantagens

Erro Zero: O pedido vai direto para o ERP sem redigitação.

Tempo Real: Vendedor vê estoque, preços, promoções e situação financeira do cliente.

Controle: Descontos podem ser submetidos a aprovação eletrônica.

Produtividade: Vendedor foca em vender, não em preencher papéis.

Velocidade: Pedido é faturado e separado muito mais rápido.

Dados Confiáveis: Relatórios de performance em tempo real.

Investimento Bom

Essa modernização do processo é um investimento que se paga rapidamente pela eliminação desses problemas crônicos e pelo ganho em eficiência e competitividade.

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